Erasmus+ mimo Evropu

Zaměstnanci UP mají možnost se v rámci programu Erasmus+ ICM účastnit výukového pobytu na zahraniční partnerské univerzitě mimo EU. Podmínky pro účast na mobilitě se lehce liší od programu Erasmus+ Evropa.

Mobility s partnerskými zeměmi je možné realizovat na základě schváleného projektu. Přihlášky podáváme za UP v rámci každoroční výzvy (obvykle v únoru) a hodnoceny jsou kvalitativně. Hodnotí se: relevance projektu (plánovaná spolupráce a mobility) vůči strategii internacionalizace UP a partnerské instituce; administrativní zajištění mobilit a služby pro účastníky mobilit; přínos samostatných mobilit; diseminace výsledků projektu a jeho dopady aj. Projekty jsou schvalovány vždy na období maximálně 36 měsíců.

Návrhy plánované spolupráce a realizace mobilit s partnerskými zeměmi shromažďuje za Oddělení pro mobility Mgr. Yvona Vyhnánková, vždy během září, konečnou podobu projektové žádosti potom do 15. 1. Pro předkládání dílčích návrhů je třeba použít formulář zaslaný Mgr. Yvonou Vyhnánkovou.

Výukový pobyt (STA) – výukové aktivity pedagogických pracovníků na přijímající instituci (přednášky, konzultace doktorandů atp.) v minimální délce 5 dnů – 8 výukových hodin.

Zaměstnanec vyjíždějící na výukový pobyt musí mít na UP pracovní poměr jako akademický pracovník. Výše úvazku ani forma zaměstnanecké smlouvy nerozhoduje (pracovní smlouva, DPP, DPČ).

Zájemci o výukový pobyt musí projít výběrovým řízením na vysílající katedře/fakultě. Kritéria výběru jsou v kompetenci katedry/fakulty, musí však být transparentní a spravedlivá. Za dodržení kvalifikačních podmínek a průběh výběrového řízení odpovídá vysílající katedra/fakulta, tedy pracoviště, které je řešitelem dílčího projektu.

Zápis o výběru účastníků pro výukové mobility Erasmus+ dokládá vždy pracoviště, které je řešitelem daného dílčího projektu, a to i v případě, že poskytne možnost realizovat mobilitu jinému pracovišti.

Oddělení mobilit je nutno doložit „Zápis o výběru účastníků pro výukové mobility a školení Erasmus+ “ vždy nejpozději do 30. 11. na následující letní semestr a do 30. 6. na následující zimní semestr. V rámci těchto termínů je nutné zaslat odpovědnými koordinátory také informace ohledně plánovaných mobilit přijíždějících účastníků.

Minimální délka mobility je 5 pracovních dnů, maximální 2 měsíce (60 dnů). Dny strávené na cestě se do délky mobility nezapočítávají, finančně mohou být však podpořeny (grant může být udělen na jeden den cesty bezprostředně předcházející prvnímu dni mobility a jeden den cesty následující bezprostředně po posledním dni mobility).

Minimální rozsah výuky je 8 hodin za týden (5 pracovních dní), v případě delšího pobytu se rozsah výuky navyšuje za každý den následovně: 8hod/5 x počet dnů (1,6 hodiny na den).

Během výukového pobytu musí zaměstnanec absolvovat výuku v předem dohodnutém oboru, a to formou přednášek, seminářů, praktické výuky, případně konzultací se studenty. Výuka by měla být součástí studijního programu na přijímající instituci.

Finanční příspěvek je poskytován výhradně na dny, kdy účastník mobility koná výukovou činnost/probíhá školení – tedy tzv. „dny mobility“. Nárok na financování vzniká také na dny cesty, a to jeden den bezprostředně před mobilitou a jeden den bezprostředně navazující na mobilitu. Na základě délky mobility, případně doplněné o nárok dnů na cestu, vypočítá Oddělení mobilit výši nároku na grant na pobytové a cestovní náklady.

Příspěvek na zaměstnanecké mobility pro vyjíždějící účastníky je stanoven paušálem ve výši 180/190 EUR na den a liší se dle projektové výzvy. Cestovné je stanoveno dle vzdálenostních pásem. Celková částka představuje maximální možnou výši grantu určenou na mobilitu, která může být hrazena programem Erasmus+.

Česká legislativa umožňuje proplacení nákladů na mobilitu pouze formou cestovních náhrad. Paušální ustanovení jsou pro vás tedy pouze jakýmsi stropem, do něhož byste se měli vejít. Grant bude vyplacen (formou refundace CP) na základě reálných nákladů souvisejících s danou mobilitou a na základě dodaných dokumentů a účtenek v Cestovním příkazu. Svoji mobilitu bude její účastník řešit standardně formou Cestovního příkazu na svém domovském pracovišti.

Cestovné: stanoveno podle vzdálenostních pásem a liší se dle projektové výzvy. Zde uvedeno cestovné v rámci výzvy r. 2023:

Vzdálenost mezi Univerzitou Palackého a partnerskou institucí si můžete ověřit na webové stránce: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_cs

Před každou mobilitou je nutno připravit následující dokumentaci, která bude vždy podložena Zápisem o výběrovém řízení.

Mobility Agreement

Před cestou je třeba si individuálně s partnerskou institucí domluvit svůj výukový program a připravit formulář Mobility Agreement (dále MA).

Formulář MA musí být plně vyplněn a schválen (podepsán) všemi stranami:

• účastník mobility – podpis zaměstnance UP vyjíždějícího na výuku/školení.
• vysílající instituce – podpis Erasmus+ koordinátora na katedře nebo fakultě, která je řešitelem dílčího projektu/nadřízený pracovník.
• přijímající instituce – podpis koordinátora zodpovědného za mobilitu na partnerské instituci.

MA a výukový/školicí program vyplňujte anglicky.

Řádně vyplněný a podepsaný formulář MA odevzdá zaměstnanec na Oddělení pro mobility nejpozději 3 týdny před plánovaným odjezdem do zahraničí a domluví si schůzku k uzavření Účastnické smlouvy. (Totéž platí pro přijíždějící účastníky mobilit, kteří spolu s MA musejí zaslat potvrzení o platném zdravotním a cestovním pojištění.)

Plánovanou dobou mobility jsou dny mobility – první a poslední den mobility jsou dny, kdy je vyžadována účast zaměstnance na pracovišti, jedná se tedy o dny „bez cesty“. Požadujete-li financování dnů na cestu, zaškrtněte příslušná políčka, nárok na financování je max. jeden den předcházející prvnímu dnu mobility a jeden den následující po posledním dnu mobility.

Plně vyplněný formulář opatřený podpisy všech stran je v případě potřeby možné dodat formou kvalitního skenu.

Účastnická smlouva

Před cestou musí zaměstnanec podepsat Účastnickou smlouvu, ve které jsou stanoveny podmínky mobility, zejména zdroj financování, data cesty a rozsah výuky/školení. Při podpisu Účastnické smlouvy jsou definovány finanční limity pro mobilitu.

Jakékoliv změny v detailech mobility, které nastanou po podpisu Účastnické smlouvy je nutno neprodleně oznámit a konzultovat s koordinátorkou ICM na Oddělení mobilit.

Bez podepsané Účastnické smlouvy oběma stranami nelze na mobilitu vycestovat.

Cestovní příkaz

Před každou mobilitou je nutné si vystavit platný Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě (dále CP) se všemi náležitostmi a nechat jej schválit. CP je nutné vyplnit s dostatečným předstihem před začátkem mobility.

Vzhledem k povinnosti zaměstnavatele poskytnout účastníkovi mobility financování nejpozději první den mobility, je nutné mít na cestu poskytnutou finanční zálohu.

Zdroj financování CP zjistíte na svém pracovišti. Náklady CP budou na pracoviště převedeny až na základě Žádosti o refundaci, v návaznosti na uzavření a zaúčtování CP, finální kontrolu všech dokumentů a dokladů, a to včetně doložených dokladů o doplatku či vratce k CP.

V rámci Erasmus+ ICM má zaměstnanec nárok na proplacení kapesného programem Erasmus+, pokud svými předpokládanými náklady nepřekročí celkový paušálem stanovený limit na den (ten je tvořen nárokem na stravné, kapesné, ubytování a MHD).

Je třeba volit ekonomický způsob dopravy a ubytování v souladu s ustanoveními UP.

Referentky zpracovávající CP/refundace programu Erasmus+:

Vízum

Zaměstnanec vyjíždějící na výukový pobyt je zodpovědný si zjistit podmínky vízové povinnosti v dané zemi a požádat o vízum, je-li to pro daný typ mobility nutné. V případě potřeby vydaného Potvrzení o vyslání na služební cestu, případně Zvacího dopisu z partnerské instituce, se obraťte na koordinátorku ICM na Oddělení mobilit a koordinátora na partnerské instituci.

Pojištění

Pojištění léčebných výloh a pojištění odpovědnosti (krytí škod způsobených účastníkem v místě výukového pobytu) je zajištěno v rámci cestovního pojištění Univerzity Palackého.

Zaměstnanec, který vyjíždí mimo EU má povinnost se přihlásit do Pojistné smlouvy UP panu Jiřímu Zapletalovi na e-mail: zapletal@pmbohemia.cz.

Zaměstnanec, který se nepřihlásí před cestou do pojištění, nebude tímto pojištěním kryt ani odškodněn u případné pojistné události a nebude zpětně přijat do pojištění. Přihlašovací údaje zasílejte před začátkem Vaší cesty a uveďte:

jméno, příjmení

datum narození

země zahraničního pobytu

termín odjezdu a návratu do ČR (Do termínu se počítá nejen délka pobytu, ale také cesta z ČR tam a zpět, u dlouhodobých pobytů, pokud není známo přesné datum návratu, uveďte měsíc návratu.)

organizační složka UP, která Vás vysílá

Informace k pojištění UP naleznete ZDE.

Během pobytu na partnerské instituci plní zaměstnanec výukový či pracovní plán tak, jak byl odsouhlasen v Mobility Agreementu.

Je třeba dodržet plánovaný počet odučených hodin.

Zaměstnanec má povinnost si zajistit Potvrzení o absolvování školení/výuky (Confirmation of Teaching/Training Assignment), které je ke stažení v sekci Dokumenty . Data potvrzená v dokumentu se musejí shodovat s daty mobility v Účastnické smlouvě. Dokument musí být vystaven (podepsán) přijímající institucí poslední den mobility.

Zaměstnanec během mobility shromažďuje veškeré podklady pro vyúčtování své cesty v rámci CP.

V případě jakýchkoliv problémů neprodleně kontaktujte koordinátora na partnerské instituci a Oddělení pro mobility.

Potvrzení o výuce/školení

Na konci pobytu je účastník zodpovědný za to, aby si nechal hostitelskou stranou potvrdit Confirmation of Erasmus+ Teaching/Training Assignment, jehož originál dokládá na Oddělení mobilit. Tento dokument není možno přijmout ve formě kopie či skenu.

Z Potvrzení o výuce musí být zřejmý počet výukových dnů a hodin. Počet výukových hodin/dnů potvrzených partnerskou institucí se musí shodovat s počtem výukových hodin/dnů, uvedených v Mobility Agreementu, případně může být vyšší. V případě nižšího potvrzeného počtu dnů/hodin dochází ke krácení původně přiděleného grantu. Minimálně požadovaný počet odučených hodin je 8 a odpracovaných 5 pracovních dnů jinak není mobilita uznatelná v rámci aktivity ICM.

Závěrečná zpráva

Zaměstnanec je povinen vyplnit Závěrečnou zprávu formou online dotazníku (EU Survey). Výzvu k vyplnění online dotazníku obdrží zaměstnanec po skončení výukového pobytu na e-mail uvedený v Účastnické smlouvě. Závěrečnou zprávu je nutno vyplnit co nejdříve, nejpozději do 10 dnů od ukončení mobility.

Vyúčtování CP

Vyúčtování CP provede zaměstnanec na svém domovském pracovišti nejpozději do 10 dnů od ukončení mobility a bude se řídit pokyny referentky, která CP účtuje. Upozorní ji, že se jedná o mobilitu v rámci programu Erasmus+ a je nutné zažádat o refundaci.

Požadované dokumenty k mobilitě jsou k nalezení přímo na webu Oddělení pro mobility v sekci Dokumenty - Erasmus+ Mimo Evropu.

Prosím, používejte vždy aktuálně platné dokumenty.

• Zápis o výběrovém řízení
• Mobility Agreement
• Účastnická smlouva
• Potvrzení o výuce/školení
• Závěrečná zpráva (EU Survey)
• U přijíždějících zaměstnanců je před uskutečněním mobility vyžadováno navíc „Potvrzení o pojištění léčebných výloh“.

V případě využití Green Erasmus, formulář GREEN TRAVEL DECLARATION OF HONOR a použité jízdenky / v případě využití společného automobilu jména dalších účastníků.

Je možné vyjet na konferenci v rámci školicího pobytu?

Ne. Účast na konferenci není uznatelnou mobilitou školení v rámci programu Erasmus+.

Může na školicí pobyt vyjet také vyučující Univerzity Palackého?

Ano, školicí pobyt je určen pro neakademické i akademické pracovníky UP.

Musím si ke své mobilitě vytvořit Cestovní příkaz?

Ano. UP Vás k mobilitě v rámci programu Erasmus+ vysílá na zahraniční pracovní cestu, budete si tedy muset vystavit Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě.

Musím si zajišťovat cestovní pojištění?

Každý zaměstnanec UP vyjíždějící na pracovní cestu je automaticky kryt cestovním pojištěním UP. Zaměstnanec, který vyjíždí na mimo EU má pouze povinnost se přihlásit do Pojistné smlouvy UP panu Jiřímu Zapletalovi na e-mail: zapletal@pmbohemia.cz.

Mohu vyjet v rámci ICM na mobilitu do neakademické instituce, jsem-li zaměstnancem UP?

Ne. V rámci programu ICM nelze realizovat zaměstnaneckou mobilitu do neakademické organizace.