Erasmus+ mimo Evropu

Zaměstnanci UP mají možnost se v rámci programu Erasmus+ ICM účastnit výukového pobytu nebo školení na zahraniční partnerské univerzitě mimo EU. Podmínky se však liší od programu Erasmus+ Evropa.

Mobility s partnerskými zeměmi je možné realizovat na základě schváleného projektu. Přihlášky podáváme za UP v rámci každoroční výzvy (obvykle v termínu do 2. 2.) a hodnoceny jsou kvalitativně. Hodnotí se relevance projektu (plánovaná spolupráce a mobility) k celkové strategii internacionalizace jak UP, tak partnerské instituce; návaznost na předchozí spolupráci; administrativní zajištění mobilit a služby pro účastníky mobilit; přínos samostatných mobilit; diseminace výsledků projektu a jeho dopady. Projekty jsou schvalovány vždy na období maximálně 36 měsíců.

Návrhy plánované spolupráce a realizace mobilit s partnerskými zeměmi shromažďuje za Oddělení pro mobility Mgr. Yvona Vyhnánková, nejpozději vždy do 15. 1. Pro předkládání dílčích návrhů je třeba použít formulář zaslaný Mgr. Yvonou Vyhnánkovou.

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Z důvodu válečného konfliktu na Ukrajině jsou všechny smlouvy s univerzitami v Rusku pozastaveny. To znamená, že výjezdy ani příjezdy v rámci výmenných pobytů na a z těchto univerzit nejsou momentálně možné.

Pobyt školení – profesní rozvoj akademických a neakademických pracovníků formou školení na partnerské instituci v minimální délce 5 dnů.

Mobilita školení má za hlavní cíl sdílení zkušeností mezi oběma institucemi (workshopy, stínování pracovníka, semináře apod.). Na mobilitu školení se zaměstnanec může přihlásit jako školitel i jako školený. Školení může být obsahově zaměřeno na kteroukoliv administrativní činnost, musí ale být v souladu s pracovní náplní zaměstnance na domovské instituci.

Zaměstnanec vyjíždějící na školení musí mít na UP uzavřen pracovní poměr. Výše úvazku ani forma zaměstnanecké smlouvy nerozhoduje (pracovní smlouva, DPP, DPČ).

Zájemci o pobyt školení musí projít výběrovým řízením na vysílající katedře/fakultě. Kritéria výběru jsou v kompetenci katedry/fakulty, musí však být transparentní a spravedlivá. Za dodržení kvalifikačních podmínek a průběh výběrového řízení odpovídá pracoviště, které je řešitelem dílčího projektu.

Zápis o výběru účastníků pro školení Erasmus+ dokládá vždy pracoviště, které je řešitelem daného dílčího projektu, a to i v případě, že poskytne možnost realizovat mobilitu jinému pracovišti.

Oddělení mobilit je nutno doložit „Zápis o výběru účastníků pro výukové mobility a školení Erasmus+ “ vždy nejpozději do 30. 11. na následující letní semestr a do 30.6. na následující zimní semestr. V rámci těchto termínů je nutné zaslat odpovědnými koordinátory také informace ohledně plánovaných mobilit přijíždějících účastníků.

Minimální délka mobility je 5 pracovních dnů (na přijímající instituci), maximální 2 měsíce (60 dnů). Dny strávené na cestě se do délky mobility nezapočítávají, finančně mohou být však podpořeny (grant může být udělen na jeden den cesty bezprostředně předcházející prvnímu dni mobility a jeden den cesty následující bezprostředně po posledním dni mobility).

V rámci programu Erasmus+ ICM není možné uznat účast na konferenci jako mobilitu školení.

Zaměstnaneckou mobilitu nelze realizovat do neakademických organizací.

Finanční příspěvek je poskytován výhradně na dny, kdy účastník mobility koná výukovou činnost/probíhá školení – tedy tzv. „dny mobility“. Nárok na financování vzniká také na dny cesty, a to jeden den bezprostředně před mobilitou a jeden den bezprostředně navazující na mobilitu. Na základě délky mobility, případně doplněné o nárok dnů na cestu, vypočítá Oddělení mobilit výši nároku na grant na pobytové a cestovní náklady.

Příspěvek na pobytové náklady pro vyjíždějící účastníky je stanoven paušálem ve výši 180 EUR na den, případně od 15. dne pobytu 126 EUR na den. Cestovné je stanoveno dle vzdálenostních pásem. Celková částka představuje maximální možnou výši grantu určenou na mobilitu, která může být hrazena programem Erasmus+.

Česká legislativa umožňuje proplacení nákladů na mobilitu pouze formou cestovních náhrad. Paušální ustanovení jsou pro vás tedy pouze jakýmsi stropem, do něhož byste se měli vejít. Grant bude vyplacen (formou refundace CP) na základě reálných nákladů souvisejících s danou mobilitou a na základě dodaných dokumentů a účtenek v Cestovním příkazu. Svoji mobilitu bude její účastník řešit standardně formou Cestovního příkazu na svém domovském pracovišti.

Cestovné: stanoveno podle vzdálenostních pásem následovně:

Vzdálenost mezi Univerzitou Palackého a partnerskou institucí si můžete ověřit na webové stránce: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_cs

Mobility Agreement

Před cestou je třeba si individuálně s partnerskou institucí domluvit svůj výukový program a připravit formulář Mobility Agreement (dále MA).

Formulář MA musí být plně vyplněn a schválen (podepsán) všemi stranami:

účastník mobility – podpis zaměstnance UP vyjíždějícího na výuku/školení.

vysílající instituce – podpis Erasmus+ koordinátora na katedře nebo fakultě, která je řešitelem dílčího projektu.

přijímající instituce – podpis koordinátora zodpovědného za mobilitu na partnerské instituci.

MA a program školení vyplňujte anglicky.

Řádně vyplněný a podepsaný formulář Mobility Agreement odevzdá zaměstnanec na Oddělení mobilit nejpozději 3 týdny před plánovaným odjezdem do zahraničí a domluví si schůzku k uzavření Účastnické smlouvy. Totéž platí pro přijíždějící účastníky mobilit, kteří spolu s Mobility Agreementem musejí zaslat potvrzení o platném zdravotním a cestovním pojištění.

Plánovanou dobou mobility jsou dny mobility – první a poslední den mobility jsou dny, kdy je vyžadována účast zaměstnance na pracovišti, jedná se tedy o dny „bez cesty“. Požadujete-li financování dnů na cestu, zaškrtněte příslušná políčka, nárok na financování je max. 1 den bezprostředně předcházející prvnímu dnu mobility a 1 den bezprostředně následující po posledním dnu mobility.

Plně vyplněný formulář opatřený podpisy všech stran je v případě potřeby možné dodat formou kvalitního skenu.

Účastnická smlouva

Před cestou musí zaměstnanec podepsat Účastnickou smlouvu, ve které jsou stanoveny podmínky mobility, zejména zdroj financování, data cesty a rozsah výuky/školení. Při podpisu Účastnické smlouvy jsou definovány finanční limity pro mobilitu.

Jakékoliv změny v detailech mobility, které nastanou po podpisu Účastnické smlouvy je nutno neprodleně oznámit a konzultovat s koordinátorkou ICM na Oddělení mobilit.

Bez podepsané Účastnické smlouvy oběma stranami nelze na mobilitu vycestovat.

Cestovní příkaz

Před každou mobilitou je nutné si vystavit platný Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě (dále CP) se všemi náležitostmi a nechat jej schválit. CP je nutné vyplnit s dostatečným předstihem před začátkem mobility.

Vzhledem k povinnosti zaměstnavatele poskytnout účastníkovi mobility financování nejpozději první den mobility, je nutné mít na cestu poskytnutou finanční zálohu.

Zdroj financování CP zjistíte na svém pracovišti. Náklady CP budou na pracoviště převedeny až na základě Žádosti o refundaci, v návaznosti na uzavření a zaúčtování CP, finální kontrolu všech dokumentů a dokladů, a to včetně doložených dokladů o doplatku či vratce k CP.

V rámci Erasmus+ ICM má zaměstnanec nárok na proplacení kapesného programem Erasmus+, pokud svými předpokládanými náklady nepřekročí celkový paušálem stanovený limit 180 EUR na den (ten je tvořen nárokem na stravné, kapesné, ubytování a MHD).

Je třeba volit ekonomický způsob dopravy a ubytování v souladu s ustanoveními UP.

Auto je možné použít pouze po předchozím schválení Oddělením mobilit, náhrada bude poskytnuta formou ekvivalentu ceny jízdenky nejekonomičtěji zvoleného veřejného dopravního prostředku na bázi doloženého dokladu vystaveného/potvrzeného oficiálním dopravcem.

K vyúčtování CP je nutné řádně zpracovat podklady. Doklady musí být naskenované čitelně, vzájemně se nesmí překrývat, musí být čitelné (razítko, podpis, částka i měna dokladu), roztříděné podle druhu výdaje a měny. Není-li to z dokladu patrné, případně je-li doklad v jiném než českém či anglickém jazyce, je nutno jej doplnit popisem vysvětlujícím, o jaký druh nákladu se jedná.

Náklady na nákup knih, kopírování, vstup do muzeí, knihoven atp. nemohou být součástí CP. Fakulty na tyto náklady získávají samostatné financování z programu Erasmus+.

Po vyúčtování elektronického CP jej vytiskněte a předejte referentce zpracovávající CP na Vaší fakultě s informací, že se jedná o mobilitu v rámci programu Erasmus+ a je nutné zažádat o refundaci. Referentce zpracovávající CP je nutno také předložit podepsanou Účastnickou smlouvu minimálně k nahlédnutí.

Referentky zpracovávající CP/refundace programu Erasmus+:

Vízum

Zaměstnanec vyjíždějící na pobyt školení je zodpovědný si zjistit podmínky vízové povinnosti v dané zemi a požádat o vízum, je-li to pro daný typ mobility nutné. V případě potřeby vydaného Potvrzení o vyslání na služební cestu, případně Zvacího dopisu z partnerské instituce, se obraťte na koordinátorku ICM na Oddělení mobilit a koordinátora na partnerské instituci.

Pojištění

Pojištění léčebných výloh a pojištění odpovědnosti (krytí škod způsobených účastníkem v místě výukového pobytu) je zajištěno v rámci cestovního pojištění Univerzity Palackého.

Zaměstnanec, který vyjíždí mimo EU má povinnost se přihlásit do Pojistné smlouvy UP panu Jiřímu Zapletalovi na e-mail: zapletal@pmbohemia.cz.

Zaměstnanec, který se nepřihlásí před cestou do pojištění, nebude tímto pojištěním kryt ani odškodněn u případné pojistné události a nebude zpětně přijat do pojištění. Přihlašovací údaje zasílejte před začátkem Vaší cesty a uveďte:

jméno, příjmení

datum narození

země zahraničního pobytu

termín odjezdu a návratu do ČR (Do termínu se počítá nejen délka pobytu, ale také cesta z ČR tam a zpět, u dlouhodobých pobytů, pokud není známo přesné datum návratu, uveďte měsíc návratu.)

organizační složka UP, která Vás vysílá

Informace k pojištění UP naleznete ZDE.

Během pobytu na partnerské instituci plní zaměstnanec výukový či pracovní plán tak, jak byl odsouhlasen v Mobility Agreementu.

Je třeba dodržet plánovaný počet odpracovaných dnů.

Zaměstnanec má povinnost si zajistit Potvrzení o absolvování školení/výuky (Confirmation of Teaching/Training Assignment), které je ke stažení v sekci Dokumenty. Data potvrzená v dokumentu se musejí shodovat s daty mobility v Účastnické smlouvě. Dokument musí být vystaven (podepsán) přijímající institucí poslední den mobility.

Zaměstnanec během mobility shromažďuje veškeré podklady pro vyúčtování své cesty v rámci CP.

V případě jakýchkoliv problémů neprodleně kontaktujte koordinátora na partnerské instituci a Oddělení pro mobility.

Potvrzení o výuce/školení

Na konci pobytu je účastník zodpovědný za to, aby si nechal hostitelskou stranou potvrdit Confirmation of Erasmus+ Teaching/Training Assignment, jehož originál dokládá koordinátorce na Oddělení mobilit. Tento dokument není možno přijmout ve formě kopie či skenu.

Z Potvrzení o školení musí být zřejmý počet odpracovaných dnů. Počet odpracovaných dnů potvrzených partnerskou institucí se musí shodovat s počtem odpracovaných dnů uvedených v Mobility Agreementu, případně může být vyšší. V případě nižšího potvrzeného počtu dnů, dochází ke krácení původně přiděleného grantu. Minimálně požadovaný počet odpracovaných dnů je 5, jinak není mobilita uznatelná v rámci aktivity ICM.

Závěrečná zpráva

Zaměstnanec je povinen vyplnit Závěrečnou zprávu formou online dotazníku (EU Survey). Výzvu k vyplnění online dotazníku obdrží zaměstnanec po skončení výukového pobytu na e-mail uvedený v Účastnické smlouvě. Závěrečnou zprávu je nutno vyplnit co nejdříve, nejpozději do 10 dnů od ukončení mobility.

Vyúčtování CP

Vyúčtování CP provede zaměstnanec na svém domovském pracovišti nejpozději do 10 dnů od ukončení mobility. Zaměstnanec příslušné referentce předá veškeré doklady za ubytování, cestovné aj., upozorní ji, že se jedná o cestu v rámci programu Erasmus+ a předá jí k nahlédnutí podepsanou Účastnickou smlouvu. Dále se bude řídit jejími pokyny.

Zaměstnanec odevzdá přímo koordinátorce z Oddělení mobilit originál potvrzeného formuláře Confirmation of Erasmus+ Teaching/Training Assignment. Tento dokument není součástí CP.

Mobility Agreement

Potvrzení o výuce/školení

Účastnická smlouva

Závěrečná zpráva (EU Survey)

U přijíždějících zaměstnanců je před uskutečněním mobility vyžadováno navíc „Potvrzení o pojištění léčebných výloh“.

Příloha II k Účastnické smlouvě pro mobilitu zaměstnanců na výukový pobyt a školení v rámci programu ERASMUS+_CZ

Dokumenty ke stažení naleznete v sekci Dokumenty – Eramus+ mimo Evropu.

COVID-19 doporučení

Informace ohledně cestovního pojištění UP s ohledem na COVID 19 naleznete zde.

V době pandemie COVID-19 lze mobility v rámci programu Erasmus+ plánovat a realizovat v následujících typech:

fyzická – realizovaná fyzicky na partnerské instituci v prezenční podobě (vzniká nárok na vyplacení/čerpání grantu ve formě jednotkových příspěvků)

kombinovaná – částečně realizovaná fyzicky na partnerské instituci, částečně realizovaná virtuálně (nárok na grant vzniká pouze za fyzickou část mobility ve formě jednotkových příspěvků, momentálně uznatelná pouze u studentských mobilit)

online – realizovaná fyzicky na partnerské instituci ovšem v podobě online (vzniká nárok na čerpání grantu ve formě jednotkových příspěvků). Primárně vzniká za náhle vzniklých pandemických okolností a v odůvodněných případech.

virtuální – realizovaná ve virtuální podobě z domovské instituce (nevzniká nárok na vyplacení grantu).

Schválení mobility je v kompetenci katedry, která je řešitelem dílčího projektu, a Oddělení mobilit. Postupuje se podle plánu pro řízení rizik UP, vyhodnocení aktuální situace a možností partnerské instituce. Těmto záměrům je nadřazené případné rozhodnutí vlády ČR o podmínkách cestování pro VŠ studenty a pracovníky, příp. rozhodnutí zahraničních autorit.

V případě nastalé vyšší moci není možné akceptovat čestná prohlášení a podobná neformální potvrzení. Pro uplatnění vynaložených nákladů, které vznikly zásahem vyšší moci, je nutno uschovávat všechny relevantní podpůrné doklady již od zahájení příprav na mobilitu. Tyto dokumenty musí být prokazatelné a ověřitelné.

Účastník mobility bude muset doložit a prokázat, že z jeho strany byla přijata veškerá možná opatření, aby finanční ztráty byly minimalizovány.

V rámci hospodárnosti využití prostředků grantu Erasmus+ je nutno zajistit minimalizaci případných ztrát s ohledem na riziko, které se dá předpokládat, např.:

• vhodné pojištění při zakoupení letenek (možnost storna);
• pořízení flexibilní letenky s možností změny termínu;
• zajištění ubytování formou „platba na místě“, nikoliv dopředu, případně využití možnosti storna bez finančních ztrát.

Testování na COVID-19 je v rámci programu Erasmus+ možno nárokovat pouze, pokud účastník mobility v rámci pobytových nákladů nepřekročí maximální výši paušálem stanovené částky.

Aktuální informace ohledně COVID-19 situace a možnosti vyřízení víz prosím sledujte na těchto odkazech:

https://www.upol.cz/en/covid-19/

https://koronavirus.mzcr.cz/en/

https://reopen.europa.eu/en/

Je možné vyjet na konferenci v rámci školicího pobytu?

Ne. Účast na konferenci není uznatelnou mobilitou školení v rámci programu Erasmus+.

Může na školicí pobyt vyjet také vyučující Univerzity Palackého?

Ano, školicí pobyt je určen pro neakademické i akademické pracovníky UP.
 

Musím si ke své mobilitě vytvořit Cestovní příkaz?

Ano. UP Vás k mobilitě v rámci programu Erasmus+ vysílá na zahraniční pracovní cestu, budete si tedy muset vystavit Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě.
 

Musím si zajišťovat cestovní pojištění?

Každý zaměstnanec UP vyjíždějící na pracovní cestu je automaticky kryt cestovním pojištěním UP. Zaměstnanec, který vyjíždí na mimo EU má pouze povinnost se přihlásit do Pojistné smlouvy UP panu Jiřímu Zapletalovi na e-mail: zapletal@pmbohemia.cz.

Mohu vyjet na školící pobyt do neakademické instituce, jsem-li zaměstnancem UP?

Ne. V rámci programu ICM nelze realizovat zaměstnaneckou mobilitu do neakademické organizace.